Приветствие
Первым делом, убедитесь, что правильно написано имя получателя. Также необходимо точно знать пол и статус человека. Для обращения к женщинам, используйте Ms., к мужчинам - Mr. Mrs. используется только в том случае, если Вы 100% уверены, что женщина замужем. При менее официальном общении, или после длительной переписки, допускается обращение по имени. Если Вы не знаете имя получателя, либо не знаете, кому лично должно быть адресовано письмо, можно написать “To Whom It May Concern”. Обычно после приветствия ставится кома. Обычные обращения:
• Dear Mr Powell,
• Dear Ms Mackenzie,
• Dear Frederick Hanson:
• Dear Editor-in-Chief:
• Dear Valued Customer
• Dear Sir or Madam:
• Dear Madam
• Dear Sir,
• Dear Sirs
• Gentlemen:

Первый абзац
В большинстве писем в первом предложении используется дружеское приветствие. Например:
• I hope you are enjoying a fine summer.
• Thank you for your kind letter of January 5th.
• I came across an ad for your company in The Star today.
• It was a pleasure meeting you at the conference this month.
• I appreciate your patience in waiting for a response.

После этого, указывается основная тема Вашего письма:
• I’m writing to enquire about…
• I’m interested in the job opening posted on your company website.
• We’d like to invite you to a members only luncheon on April 5th.

Последующие абзацы
Для детального описания причины письма, используйте отдельные короткие абзацы. Если вся информация помещается в один абзац, не стоит добавлять лишнего. Если Вы сообщаете не очень приятные вещи, лучше подавать их не в первом абзаце. Вот несколько примеров сообщения неприятных событий:
• We regret to inform you…
• It is with great sadness that we…
• After careful consideration we have decided…

Заключительный абзац
В последнем абзаце подаются просьбы, требования, напоминания, заметки по вложениям. При необходимости, тут подается Ваша контактная информация. Вот несколько примеров завершения писем:
• I look forward to…
• Please respond at your earliest convenience.
• I should also remind you that the next board meeting is on February 5th.
• For futher details…
• If you require more information…
• Thank you for taking this into consideration.
• I appreciate any feedback you may have.
• Enclosed you will find…
• Feel free to contact me by phone or email.

Завершение
Основные способы завершения письма:
• Yours truly,
• Yours sincerely,
• Sincerely,
• Sincerely yours
• Thank you,
• Best wishes
• All the best,
• Best of luck
• Warm regards,

Полезные советы
• Задавайте прямые вопросы
• Перепроверьте пол и статус получателя
• Используйте вежливые глаголы (would вместо will).
• На себя указывайте местоимением “I”.
• Пишите четко
• Не забудьте указать дату

Владимир БойкоMy WebPage

Источник: http://spkenglish.com.ua